Connecter son site e-commerce avec une gestion commerciale

Pourquoi connecter votre site e-commerce à votre gestion commerciale ?

Ouvrir un site de e-commerce, voir les commandes se multiplier et son chiffre d’affaires progresser font partie de ces satisfactions qui valident un choix professionnel. Mais si vous n’avez pas anticipé la montée en volume de ces opérations lucratives, la gestion des commandes, des factures et de la comptabilité risque de devenir très chronophage. Et ralentir le développement de son business. Connecter votre site e-commerce à votre système de gestion commerciale vous permettra alors de répondre à cette problématique. Quels sont les avantages d’une telle solution, comment la mettre en place ? Suivez le guide !

Les avantages d’une synchronisation entre CMS e-commerce et ERP gestion commerciale

L’intérêt de mettre en place un connecteur e-commerce qui reliera votre boutique e-commerce à votre logiciel de gestion commerciale est multiple. Cette solution vous facilitera la vie sur de nombreux aspects de votre activité.

Une optimisation de la gestion des stocks

Connecter le CMS de votre boutique e-commerce à votre ERP via un connecteur spécialisé aura un effet immédiat sur la gestion de vos stocks. 

Automatiquement , chaque vente ou retour est immédiatement répertorié dans votre inventaire. Résultat, votre catalogue de produits et de stocks est systématiquement à jour. Plus de risque de vente de produits en rupture de stock ni, à l’inverse, de maintien onéreux de surplus inutiles. 

En garantissant une vision de vos stocks à jour en permanence, le connecteur e-commerce vous permet de réduire les coûts d’opération et d’améliorer la satisfaction client en garantissant la disponibilité des produits affichés sur votre site. Vous n’aurez plus d’erreurs à redouter. 

Par ailleurs, cette visibilité accrue en temps réel des tendances de vos ventes facilite les prévisions d’achat et vous permet de fonctionner dans un processus de « flux tendus » : moins de coûts de stockage, moins de risque de vous retrouver avec d’importantes quantités d’invendus. 

Une amélioration de la précision des données clients

Connecter gestion commerciale et e-commerce passe également par la synchronisation des informations clients entre votre site e-commerce et votre ERP. Comme pour les produits en stock, vous pouvez assurer une gestion centralisée et automatique de votre clientèle. Une fois un client enregistré, il est reconnu dans toutes ses transactions. Finis les doublons et les erreurs de saisie manuelle

En reliant en permanence vos données clients, leurs achats et les fréquences d’achat, vous avez tout loisir de réaliser une segmentation fine de votre base clients pour lancer des campagnes marketing plus ciblées, améliorant ainsi les taux de conversion et la fidélisation. 

L’automatisation des processus de commande et de livraison

Opter pour une synchronisation entre votre CMS e-commerce et votre ERP de gestion commerciale vous donne les moyens d’automatiser commandes et livraisons. Chaque commande passée par un client va automatiquement déclencher l’émission d’une facture, la préparation de l’envoi et le lancement du processus de livraison à l’adresse trouvée dans le fichier client : prise en charge et suivi du colis font également l’objet d’envoi d’informations aux clients.

Toutes les étapes sont gérées de manière fluide, sans possibilité d’erreur humaine. Vous parviendrez ainsi à raccourcir le délai entre la commande et la livraison effective, tout en offrant à votre clientèle une expérience client optimale

L’optimisation de vos processus internes

En automatisant des opérations essentielles et en fluidifiant l’ensemble des processus, la synchronisation de votre site e-commerce à votre gestion commerciale aura pour effet d’améliorer l’ensemble de vos processus internes. Vente, marketing, comptabilité, TVA, service client ou gestion des retours deviendront des activités entièrement connectées. Par exemple, les informations sur les produits et les prix peuvent être gérées dans un seul système, assurant leur cohérence sur tous les canaux de vente. La satisfaction client ne peut que s’en ressentir positivement.

Une réduction des tâches chronophages

En diminuant drastiquement le besoin de saisie manuelle des données et en automatisant les processus répétitifs, la connexion entre e-commerce et système de gestion commerciale vous libère de tâches fastidieuses et qui prennent inutilement beaucoup de temps. Cela permet de se concentrer sur des activités plus stratégiques, comme le développement de nouvelles offres de produits, l’amélioration de l’expérience utilisateur sur le site e-commerce, ou le développement de votre entreprise sur de nouveaux marchés. 

La synchronisation CMS-ERP simplifie la gestion des stocks, évitant les ruptures et les surplus.

Quelles données peut-on importer en connectant site de e-commerce et gestion commerciale ?

On vient de le voir, la connexion entre un système de gestion commerciale et une plateforme e-commerce représente des atouts puissants pour une entreprise. Mais, en pratique, quelles sont les données que l’on va pouvoir synchroniser ? Comment communiquent les deux systèmes ? 

De l’ERP vers votre site de e-commerce

L’importation des données de l’ERP gestion commerciale vers votre boutique e-commerce grâce à un connecteur e-commerce, chaque modification de prix, description de produit, ou mise à jour de stock est reportée sur votre site web. Cela évite des incohérences et des erreurs qui pourraient mécontenter les clients et nuire à l’image de votre marque.

Cette intégration permet également une gestion plus dynamique des promotions et des réductions. Les modifications des conditions de vente peuvent être configurées dans l’ERP et s’appliquer automatiquement sur le site e-commerce. Cela facilite la mise en œuvre de stratégies commerciales agiles qui peuvent s’adapter rapidement aux changements du marché ou aux comportements des consommateurs.

En résumé, votre site e-commerce pourra recevoir de l’ERP les données concernant :

Les fiches produits
Les stocks
Les prix
Les taux de TVA
Le statut des commandes
Diapositive précédente
Diapositive suivante

De votre site e-commerce vers votre ERP

L’intégration des données de votre e-commerce vers votre système de gestion commerciale permet d’accélérer le traitement des commandes, d’améliorer la précision de la gestion des stocks, et d’optimiser la planification logistique.

Chaque commande passée sur le site e-commerce est enregistrée dans l’ERP avec tous les détails nécessaires, tels que les informations du client, les commandes, les règlements et les options de livraison. Cela permet un traitement rapide et précis, optimisant la satisfaction client. 

La synchronisation des commandes avec l’ERP aide également à mieux gérer les stocks, opération essentielle pour maintenir une chaîne d’approvisionnement efficace et réactive.

Enfin, cette intégration facilite la gestion de la relation client. Les informations sur les clients collectées via le site e-commerce sont intégrées à l’ERP, permettant un suivi détaillé de chaque client. Cela inclut l’historique des achats, les préférences, et les interactions avec le service client, fournissant une base solide pour des campagnes de marketing ciblées et une personnalisation de l’offre.

Pour résumer, le connecteur permettra à votre site e-commerce d’envoyer à l’ERP les données suivantes : 

Les commandes
Les règlements
Les données clients
Diapositive précédente
Diapositive suivante

Comment connecter votre site e-commerce à votre gestion commerciale ?

Pour choisir un connecteur e-commerce pour votre gestion commerciale, vous devrez tout d’abord vous poser plusieurs questions. Compatibilité avec vos logiciels, cloud ou solution locale, attentes en matière de synchronisation… Cette partie passe tous ces éléments en revue.

Gestion commerciale et e-commerce : choisissez un CMS compatible et performant

Choisir un système de gestion de contenu (CMS) compatible avec votre logiciel de gestion commerciale (ERP) est indispensable pour faciliter la gestion et la circulation des données entre les deux plateformes. Un CMS adéquat doit offrir une bonne expérience utilisateur et intégrer facilement les fonctionnalités nécessaires pour une gestion e-commerce efficace. 

Assurez-vous que votre CMS peut supporter des connecteurs spécifiques ou des API pour une intégration fluide avec votre ERP. Cette compatibilité est essentielle pour produire une synchronisation avec l’ERP . 

Le choix du CMS impacte directement la gestion de vos activités e-commerce ; celui-ci doit permettre une mise à jour automatique et instantanée des informations produits sur votre boutique en ligne. Un CMS efficace doit également offrir des fonctionnalités avancées pour gérer les promotions, les évolutions des produits, ainsi que les données spécifiques à chaque client, éléments clés pour augmenter les volumes d’achats et la fidélité des clients. C’est aussi la garantie que l’installation d’un connecteur entre votre site e-commerce et votre gestion commerciale se fera sans problème.

En plus de la compatibilité fonctionnelle, prenez également en compte la scalabilité et la sécurité de votre CMS. Le CMS doit pouvoir évoluer avec votre entreprise sans compromettre la sécurité des données sensibles. Des mises à jour régulières et fréquentes de ses fonctionnalités sont un bon critère de choix. La formation de votre équipe à l’utilisation optimale du CMS est également essentielle pour exploiter pleinement ses capacités et maximiser les retours sur investissement.

Et enfin, vous serez en mesure de vérifier la compatibilité du connecteur e-commerce avec votre ERP sur le site de l’éditeur du connecteur.

On Premise ou Cloud, que choisir comme gestion commerciale ?

La décision entre une solution On Premise et une solution Cloud dépend de vos besoins spécifiques en termes de contrôle, de coût, et de flexibilité. 

Les solutions On Premise, installées en physique sur l’environnement informatique d’une entreprise, vous offrent un contrôle total sur l’infrastructure et les données, ce qui peut être intéressant pour les entreprises ayant des exigences strictes de conformité ou de sécurité. Cependant, ces solutions nécessitent souvent un investissement initial plus élevé en matériel et en gestion IT.

Les solutions Cloud pour les connecteurs entre gestion commerciale et e-commerce, quant à elles, nécessitent un investissement de départ bien inférieur, tout en permettant une plus grande flexibilité :

Économiques, elles reposent sur un abonnement avec le prestataire. Pas de grosse dépense initiale, et des coûts prévisibles sur l’année.
Une disponibilité immédiate. À l’inverse des solutions On Premise, nécessitant une installation parfois complexe dans l’infrastructure informatique de l’entreprise, les solutions cloud permettent une mise en œuvre rapide, dès le paramétrage initial effectué.
Zéro souci de maintenance. Tout est à la charge de l’éditeur du logiciel, qui assure la maintenance et les mises à jour.
Une accessibilité de partout. Pas besoin d’être dans les locaux de sa société, sur ses outils fixes, pour accéder aux données. Tout peut passer par le web, si bien que l’on peut gérer le système de tout appareil mobile, et dans toute zone géographique. C’est la solution idéale pour une synchronisation entre gestion commerciale et e-commerce la plus performante.
Diapositive précédente
Diapositive suivante

Les solutions cloud sont idéales pour les entreprises qui souhaitent une rapidité de déploiement et une capacité à évoluer rapidement. 

En termes de sécurité, évaluez les mesures prises par le fournisseur Cloud pour protéger vos données. Les solutions Cloud offrent souvent des niveaux de sécurité sophistiqués qui peuvent surpasser ceux des petites et moyennes entreprises gestionnaires de leurs propres serveurs. Toutefois, une vigilance constante est nécessaire pour s’assurer que les pratiques de sécurité sont à jour et conformes aux réglementations industrielles ou régionales.

L’intégration des systèmes e-commerce et gestion commerciale

L’intégration effective des systèmes de gestion commerciale et d’e-commerce, ERP et CMS, doit permettre d’aboutir à une gestion cohérente, fluide et automatisée des commandes, des stocks, et de la clientèle. Utiliser des connecteurs spécifiques ou des API bien conçus garantit que les modifications de l’inventaire ou les mises à jour des clients dans l’ERP sont immédiatement reflétées sur le site e-commerce.

Tous les CMS et tous les ERP ne sont pas compatibles. C’est pourquoi il est nécessaire de bien choisir le connecteur entre les deux systèmes. Atoo Next propose ainsi des connecteurs adaptés à tous les CMS dont les principaux :

Shopify
PrestaShop
WooCommerce
Magento
Diapositive précédente
Diapositive suivante

Et aux logiciels de gestion commerciale (Saas ou On Premise) suivants :

EBP
Sage dans ses différentes versions
Wavesoft
Cegid XRP Flex
Diapositive précédente
Diapositive suivante

Avec des connecteurs de synchronisation e-commerce et gestion commerciale spécifiquement adaptés, vous évitez les problèmes d’intégration et le risque d’un fonctionnement dégradé. 

Configuration et paramétrage du connecteur entre e-commerce et ERP de gestion commerciale

La configuration et le paramétrage adéquats des systèmes intégrés sont la dernière étape pour tirer le meilleur parti de votre connexion entre le CMS et l’ERP. Commencez par définir les rôles et les accès afin que seules les personnes autorisées puissent manipuler des informations sensibles. Il est possible d’affecter à chaque salarié des accès différenciés.

Configurez également les flux de travail dans les systèmes pour automatiser autant de processus que possible : mises à jour des stocks, notifications de commande, traitement des retours, etc. Assurez-vous que ces configurations sont flexibles et adaptables à des situations variées et aux évolutions potentielles de l’entreprise.

Enfin, définissez bien la nature et le format des données qui devront circuler entre le système e-commerce et la gestion commerciale. Cela nécessite un travail en amont pour déterminer précisément ce que vous souhaitez exploiter avec le connecteur.

Prenez le temps nécessaire pour tester toutes les configurations avec des scénarios réels pour vous assurer d’une utilisation optimale. Des tests complets avant le lancement peuvent vous aider à identifier des problèmes potentiels et à les corriger à temps.

Atoo Next met à disposition une documentation technique pour vous aider à paramétrer le connecteur eCommerce et propose aussi une prestation de paramétrage sur demande. 

Inscrivez-vous à notre newsletter mensuelle !