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À l’heure actuelle, la saisie de données est une activité qui peut prendre énormément de temps, notamment pour vous eCommerçants selon le nombre de produits que vous vendez dans votre boutique.

Un des aspects de la gestion d’une boutique eCommerce (CMS) est l’ajout de produits.  Vous devez saisir toutes les informations dans votre boutique afin d’avoir des fiches produit de qualité.

Cependant, si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale, vous devez dans un premier temps, créer les produits dans votre logiciel de gestion et ensuite les ressaisir à nouveau dans votre boutique en ligne. Mais pour autant, votre travail n’est pas encore terminé ! Il vous faut encore renseigner complétement vos fiches produits dans votre boutique. (D’ailleurs, nous avons réalisé un article sur ce sujet comment booster vos fiches produit)

Automatisation de données grâce à Atoo-Sync connecteur eCommerce

Conséquence : vous effectuez le même travail deux fois… au lieu de consacrer ce temps à d’autres tâches plus importantes.

Certes, il est possible de réaliser un import et export des données, mais le processus reste long. Car vous devez tout de même, réaliser l’export de votre base articles sous un fichier type .csv, puis adapter le fichier au format attendu par votre plateforme CMS (boutique en ligne) avant de pouvoir procéder à l’import.

Dans cet article, nous allons vous parler de « comment la synchronisation de données et l’automatisation des synchronisations grâce au connecteur eCommerce» peuvent vous faire gagner du temps dans la gestion de votre boutique.

Le transfert de données, qu’est-ce que c’est ?

Ce traitement, comme son nom l’indique, consiste à transférer des données entre deux plateformes ou serveurs différents.

Ce process est réalisé en 3 étapes :

  • extraire
  • transformer
  • envoyer

vos données d’une source à une autre sans intervention manuelle de votre part.

Et la synchronisation ? Quelle est la différence ?

La synchronisation est un processus qui permet de partager le contenu entre deux ou plusieurs plateformes. Par exemple, vos emails.

la synchronisation de données connecteur eCommerce

Quand vous consultez vos emails sur votre téléphone, le courrier électronique qui vient d’être lu est marqué comme « lu ». Ce changement est effectué également sur votre ordinateur. Quand vous allez ouvrir votre boîte mail depuis votre ordinateur, l’email est également marqué “lu”.

La synchronisation permet d’appliquer les changements réalisés sur un support A, sur un support B (ou autres supports).

Comme nous l’avons précisé plus haut, nous allons nous concentrer sur la synchronisation de données et plus spécifiquement : la synchronisation de données entre votre boutique eCommerce et votre logiciel de gestion. C’est parti !

Quelles données peut-on synchroniser ?

Pour la gestion de votre boutique en ligne, vous avez besoin :

  • D’exporter vos articles : en création et en mise à jour
  • D’envoyer la mise à jour de votre stock
  • De mettre à jour vos tarifs
  • D’importer vos commandes web dans votre logiciel de gestion
  • D’effectuer la mise à jour du statut de vos commandes web
  • De mettre à disposition de vos clients web leur facture issue de votre ERP
synchronisation de données connecteur ecommerce

À vrai dire, vous pouvez synchroniser toutes les données que vous souhaitez. La limite se situe par rapport à votre environnement (type de boutique eCommerce, type de logiciel de gestion commerciale).

Comme évoqué dans la première partie de cet article, le processus pour ajouter des nouveaux produits dans votre boutique eCommerce peut s’avérer très long.

syncrhonisation articles ecommerce logiciel de gestion

L’exemple du traitement des articles.

Si vous avez une trentaine de produits dans votre boutique eCommerce, mettre à jour les prix ou le stock quelques fois par mois peut être gérable. Néanmoins, si vous avez un nombre plus significatif de produits (certaines boutiques peuvent avoir jusqu’à 30 000 produits, voir plus… ) cette mise à jour manuelle devient vite chronophage !

Si on voulez évaluer le temps de traitement des articles, en prenant une base de 5 000 articles dans votre boutique eCommerce. Pour mettre à jour tous vos prix, le traitement va vous prendre environ 30 secondes par produit. Vous allez donc passer 83 heures pour tout mettre à jour, soit plus de deux semaines ! Ce calcul prend en compte une première saisie de données dans votre logiciel de gestion et une deuxième saisie dans votre boutique.

Vous pensez qu’il est impossible de passer 83 heures uniquement à saisir ces données ?

Voici notre calcul : 10 000 x 30 = 300 000 secondes. 300 000 secondes est l’équivalent de 83 heures de travail. 83 heures correspondent à 11 jours de travail (sur une journée de travail de 7 heures) !

La synchronisation devient donc indispensable !

Le connecteur eCommerce : La solution !

En utilisant un logiciel de gestion et une plateforme eCommerce, nous devons nous assurer que toutes les données sont bien à jour des deux côtés, afin d’éviter de vendre des produits qui ne sont plus en stock ou à un mauvais prix, ou encore de livrer les produits commandés à une mauvaise adresse.

C’est pour toutes ces raisons que la mise en place d’une application qui permettra d’assurer la liaison entre la boutique et l’ERP est indispensable. Plusieurs termes sont donnés à ce type de solution, certains parleront de « passerelle » ou « de pont », nous parlerons de « connecteur » et plus précisément de « connecteur eCommerce ».

Exemple d’usage de ce type d’outil : Le traitement des commandes

Dans un premier temps, les commandes passées par vos clients sur votre boutique sont enregistrées dans le backoffice de votre site eCommerce (CMS).  Afin de pouvoir commencer leur préparation et mettre à jour, ces commandes doivent être « redescendues » dans votre logiciel de gestion.

Mise à jour des commandes ecommerce

Deux solutions sont possibles :

  • saisir manuellement vos commandes avec les risques que cela implique
  • utiliser une application qui lira les commandes à importer et qui les créera directement dans votre logiciel de gestion.

La deuxième solution est évidemment la plus recommandée. En effet, c’est le rôle d’un connecteur eCommerce. En deux clics, vos commandes sont lues et créées dans votre ERP. Le gain de temps est indéniable.

synchronisation boutique ecommerce logiciel de gestion

Vous avez le « contrôle » sur la fréquence des synchronisations. Selon le nombre commandes quotidien et votre organisation pour la préparation et l’envoi des commandes, vous pouvez effectuer un import de commandes le matin, le midi ou le soir.

Mais imaginez qu’un jour vous soyez submergé de commandes (ce que l’on vous souhaite 😊) et que vous oubliez de lancer cette synchronisation. Certaines commandes prendront du retard car elles ne seront traitées que le lendemain.

La force de l’automatisation

Un avantage majeur des connecteurs eCommerce est la possibilité d’automatiser certaines tâches (voir même toutes les tâches).

Automatisation : Kesako ?

L’automatisation signifie ” exécution totale ou partielle de tâches techniques par des machines sans intervention humaine“.

En d’autres termes, cela signifie que vous n’avez plus besoin de « cliquer » sur le bouton du connecteur eCommerce pour déclencher le traitement souhaité.

Vous pouvez « programmer » l’ensemble des tâches à effectuer selon vos besoins.

Par exemple, vous pouvez planifier :

 

  • l’import de vos commandes toutes les 5 minutes
  • la mise à jour de vos stocks toutes les 10 minutes
  • la mise à jour de vos fiches produits une fois par jour.
gain de temps connecteur ecommerce

Sans intervention manuelle, les tâches se déclenchent automatiquement. Ce qui signifie que même absent (quel que soit la raison), vos collègues récupèrent les commandes dans l’ERP et peuvent expédier les commandes sans retard.

Votre collègue a mis à jour les fiches produits dans l’ERP et à « oublier » de vous le dire. Pas de souci, les données sont automatiquement mises à jour dans votre boutique en ligne à la prochaine synchronisation.

Les avantages d’utiliser un connecteur eCommerce 

Comme nous avons pu l’étayer au travers des différents exemples ci-dessus, l’intérêt d’utiliser un logiciel de synchronisation est réel.

    • Le gain de temps
    • La fiabilité des données synchronisées
    • L’affectation des équipes à des tâches plus productives pour l’entreprise

Cerise sur le gâteau, d’autres fonctionnalités sont également disponibles avec ce type de « passerelle » pour vous permettre d’optimiser la relation avec vos équipes et surtout avec vos clients.

Pour en citer quelques-uns :

Pour vos équipes :

  • Le regroupement d’articles :
    Cette fonction permet de regrouper les articles de type « standard » issus de l’ERP pour les créer en articles à déclinaison dans la boutique web. Certaines entreprises n’ont pas attendu l’arrivée de boutiques en ligne pour créer et développer leur activité. Seulement, les bases articles créées « à l’époque » n’étaient pas pensées « web ». La fonctionnalité de “regroupement” apporte un réel gain de temps dans la création des fiches produits mais aussi dans la mise à jour du stock et des prix.
  • La création des catégories produits sur-mesure : Vous pouvez utiliser des champs supplémentaires créés à cet effet pour construire l’arborescence de votre catalogue produits.
  • Le mappage des taxes : Pour respecter la nouvelle règlementation sur la TVA eCommerce, vous pouvez « mapper » par pays, les taux de TVA de votre boutique avec les taux de TVA de votre ERP.

Pour vos clients :

Envoi des tarifs spécifiques en fonction des tarifs négociés par le client est enregistré dans l’ERP. Le client se connecte sur la boutique et accède à ses tarifs privilégiés.

La mise à jour des statuts des commandes : lorsque dans votre ERP vous transformez le bon de commande en bon de livraison ou en facture, le connecteur eCommerce va modifier le statut de la commande dans la boutique. Par cette action, votre client reçoit une notification l’informant de l’évolution de sa commande, comme : «  en cours de traitement » – « expédié » – « livré »

Comme on peut le constater, une solution de synchronisation ne gère pas que la création d’articles et l’import de commandes, d’autres fonctionnalités sont également embarquées pour aider l’entreprise dans sa digitalisation.

Nos solutions de synchronisation : les connecteurs eCommerce Atoo-Sync

 

Depuis 2008, nous développons notre propre gamme de connecteurs eCommerce : Atoo-Sync.

Développé initialement pour nos besoins internes, nous avons ouvert nos solutions aux entreprises. Les besoins de synchronisation sont principalement les mêmes dès lors que l’on veut développer son activité sur le web.

Atoo-Sync GesCom 

Permet de connecter sa boutique à son logiciel de gestion commerciale. Objectif : créer les articles, mettre à jour les stocks, les prix, importer les commandes, gérer les documents de vente.

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Atoo-Sync Export Compta

Connecte votre boutique à votre logiciel de comptabilité. Objectif : créer les ventes, les règlements, les avoirs en écritures comptables et ainsi faciliter l’édition de sa déclaration de TVA et la préparation de son bilan comptable.

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    Avec quel ERP et quel CMS fonctionne le connecteur eCommerce Atoo-Sync ?

     

    Nos solutions sont compatibles avec les principales solutions du marché :

      Solutions de gestion commerciale :

      Plateformes eCommerce :

         Si vous ne trouvez pas votre CMS ou ERP dans cette liste, ne vous inquiétez pas ! Nous avons La solution : Atoo-Sync Custom

        En effet, nous avons également développé une version Atoo-Sync GesCom capable de se connecter à n’importe quelle plateforme eCommerce et logiciel de gestion commerciale.

         

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