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Avez-vous déjà entendu parler des logiciels de gestion ? Que vous soyez TPE, PME ou ETI, un logiciel de gestion vous permet de piloter votre entreprise. Adapté à tous les services (administratif, commercial, comptable…) son objectif est de simplifier la gestion en interne et de vous libérer de vos  dix mille tableaux Excel que vous utilisez pour gérer votre activité.

Si vous êtes intéressé.e pour intégrer un logiciel de gestion à votre organisation, ou si vous souhaitez en apprendre davantage, Benjamin COLIN, ingénieur commercial chez EVOGEST vous explique tout !

Découvrez ce qu’est un logiciel de Gestion, ses avantages et quelques astuces pour mettre en place votre projet. C’est parti 😊

Logiciel de gestion kesako ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion ?

Un logiciel de gestion est un outil qui a comme objectif de faciliter la gestion quotidienne d’une entreprise : il permet de piloter, structurer et d’organiser toutes les données de la  société.

Il existe différents types de logiciels de gestion. Leur objectif est de s’adapter à toutes les fonctions d’une entreprise, selon les besoins des départements.

Nous avons par exemple :

  • Les logiciels de CRM : à destination du service commercial, il permet de gérer tout le parcours de la relation client. Allant du prospect jusqu’au client final.
  • Le logiciel de Gestion Commerciale : ce logiciel peut être utilisé par plusieurs services (commercial, administration des ventes, achats). Il permet de gérer les ventes, les achats, le stock, les tarifs et plus encore !
  • Le logiciel de Gestion Comptable : à destination du service Comptabilité, permet d’enregistrer « comptablement » les différentes opérations de l’entreprise (ventes – achats – salarié – etc). Le logiciel de comptabilité permet d’éditer les différents états comptables, comme les journaux, les balances, le grand-livre. Il permet également de préparer la déclaration de TVA tous les mois et le bilan en fin d’exercice fiscal.
  • Le logiciel de Paie : destiné au service paie, comptabilité ou RH, ce logiciel permet d’éditer les fiches de paye des salariés, d’effectuer les déclarations de charges sociales, de suivre la gestion du personnel (absences, CP,….).

Très souvent, les entreprises qui n’utilisent pas un logiciel de Gestion travaillent sur différents documents qui peuvent parfois être en « doublon » entre les différents services.

Par exemple, le service Commercial et le service Administration des ventes vont travailler indépendamment sur un fichier Excel pour suivre la base clients. Les données vont être redondantes et malgré tout, le service Commercial n’aura pas toutes les informations enregistrées par le service Administration des ventes, comme les factures, les dates de règlement ou les factures encore non réglées.

Partage de fichiers gestion entreprise

Si l’équipe Marketing souhaite utiliser la liste des prospects qui a été générée grâce au site web, ils doivent solliciter l’équipe Commerciale. Ce transfert de fichiers entre collaborateurs peut prendre du temps avec le risque de ne pas récupérer l’ensemble des données à jour.

L’avantage d’un logiciel de Gestion, en quelques clics, les collaborateurs accèdent aux informations essentielles au bon déroulement de leur journée de travail. Ces informations sont disponibles et mises à jour en temps réel.

Chez Evogest, nous avons enrichi notre catalogue produit pour mieux répondre aux attentes de nos clients. Nous avons commencé par proposer des logiciels de Gestion il y a 15 ans et sommes maintenant, par notre expertise, en mesure de répondre à tout type de besoins liés à la Gestion informatique des entreprises.

avantages logiciel de gestion

Quels sont les avantages d’utiliser un outil de gestion ?

Comme déjà évoqué dans les questions précédentes, l’un des grands avantages d’un outil de Gestion est la centralisation des données et l’aide au pilotage de l’entreprise. Voici quelques avantages à utiliser un logiciel de gestion :

  • ,Structure la société : quelle que soit la taille de votre entreprise (TPE, PME, ETI) les logiciels de gestion vous aident à piloter et centraliser les données essentielles de l’entreprise : les fichiers clients, les informations administratives …
  • Une base de données enrichie : en centralisant toutes les informations dans votre logiciel de gestion, vous enrichissez votre base de données au fûr et à mesure de votre activité : les fichiers clients sont mis à jour quotidiennement ainsi que les informations de vos fournisseurs (gestion de tarifs…), de vos produits (création articles, gammes…), …
  • Facilite le partage entre collaborateurs : si vous travaillez avec des fichiers Excel, le travail en équipe et l’échange peut devenir plus compliqué. En revanche, si les collaborateurs ont accès au logiciel de Gestion, ce partage d’informations devient fluide, car la base de données est identique pour tous.
  • S’adapte à chaque service : en fonction des profils utilisateurs et des droits accordés sur l’outil, chaque collaborateur aura accès aux informations dont il a besoin pour travailler. Par exemple, le dirigeant aura accès au chiffre d’affaires de l’entreprise, aux statistiques de ventes… en temps réel. L’équipe commerciale aura accès aux données clients, aux documents de vente et pourra suivre le règlement des factures.

Avez-vous quelques astuces pour bien choisir son logiciel de gestion ?

Choisir un logiciel de gestion est un aspect fondamental pour la bonne gestion de son entreprise et vous pouvez vite être perdu.e parmi les solutions disponibles sur le marché.

Voici quelques aspects à prendre en compte avant de réaliser votre choix :

  • Quel est votre métier ? BTP, communication, ecommerce, retail…
  • Quel est votre type de client ? BtoB, BtoC ?
  • Quel type de fournisseurs avez-vous ?
  • Que proposez-vous ? Produits, services ?
  • Quels traitements externalisez-vous et souhaiteriez maîtriser en interne ?
Comment choisir son logiciel de gestion ?

4 astuces qui vous aideront à faire le bon choix !

  • Prendre du recul sur votre situation actuelle : il est important de savoir comment votre société est organisée, quels sont les outils que vous utilisez pour gérer vos commandes, vos clients, votre facturation … Et surtout, savoir où sont centralisées ces informations. Quelles sont vos ressources informatiques actuelles et vos ressources financières à allouer à ce nouveau projet.
  • Comprendre la hiérarchie et le rôle de chaque collaborateur : savoir « qui fait quoi », « qui travaille avec qui » et quels sont les impacts pour la bonne réalisation des missions de chacun.
  • Mettre tout ça par écrit : qu’il s’agisse d’un cahier des charges ou d’un simple récapitulatif, cette base de travail permet de cadrer votre besoin et d’avoir une ligne directrice tout au long du projet.
  • Bien choisir l’intégrateur informatique qui vous accompagnera dans votre projet : la mise en place d’une solution de Gestion ne se fait pas « au hasard », « entre deux tâches » et nécessite un accompagnement spécifique.

Votre métier doit être assuré, vos collaborateurs accompagnés et votre activité quotidienne maintenue.

Il vous faut être convaincu.e que cette mission sera gérée et suivie par des experts ; qui auront en charge d’exploiter au mieux les outils retenus et en fonction de VOTRE métier. Les qualités d’écoute et d’analyse de votre interlocuteur commercial, des consultants responsables de la mise en production, les formations dispensées, le paramétrage réalisé et à l’issue de l’implantation, la qualité de l’assistance technique et du suivi commercial : tous ces aspects sont requis pour vous permettre d’être serein.e, en confiance et seront les éléments déterminants d’une pleine réussite.

Petit conseil d’amis : les avis Google sont à vérifier !

Comment Evogest accompagne ses clients lors

du choix / installation et paramétrage ?

Logo partenaire certifié Evogest Atoo Next

 

Créé en 2007, Evogest est un intégrateur de Solutions de Gestion et Informatiques basé sur Orgeval. Agréés EBP, ils ont été primés meilleur partenaire PME à deux reprises. Intégrateur informatique, Evogest est partenaire avec Atoo Next depuis 2020 et partenaire certifié depuis ce début d’année 2022.

Leur point fort : l’accompagnement sur mesure pour la mise en place d’un projet de Gestion :  en commençant par une analyse commerciale, la présentation de l’outil et la validation par étape, leur objectif est de proposer la solution la plus adaptée à vos besoins.

Pourquoi choisir Evogest ?

 

  • Processus commercial et d’implantation basés sur la Méthode Agile : une validation permanente : à chaque étape du projet, l’avancement se fait valider par le client afin de s’assurer que le projet est bien adapté aux besoins de l’entreprise
  • Agrément « Développement » EBP
  • Les rendez-vous sur site et l’analyse de vos besoins gratuite
  • Formations personnalisées des équipes aux solutions choisies
  • Service assistance Evogest de qualité

Nous espérons que cet article vous a aidé à avoir une idée plus claire des avantages à utiliser des logiciels de gestion.

Merci à @BenjaminCOLIN pour ses explications et ses astuces !

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