Choisir le bon système de gestion pour son activité e-commerce est essentiel afin d’opérer un pilotage efficace de ses opérations. De la gestion du catalogue produit jusqu’au suivi de la relation client, en passant par l’administration de la comptabilité, les tâches à effectuer au quotidien pour une boutique en ligne ne manquent pas.
Après avoir étudié les logiciels de gestion à votre disposition et peser le pour et le contre de l’utilisation d’une solution SaaS ou on-premise, vous avez opté pour la sécurité des données et le contrôle qu’offre une solution en local. Mais comment garantir le succès de l’intégration de votre nouvelle solution e-commerce on-premise ?
Cet article a pour vocation de vous guider pas à pas à travers ce processus, en mettant en lumière les quatre étapes clés du processus et en explorant les bénéfices qu’une telle solution peut apporter à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel on-premise ?
Un logiciel on-premise est une solution informatique hébergée localement, au sein même de l’entreprise, sur ses propres serveurs et infrastructures. À l’opposé, les solutions cloud ou SaaS (Software as a Service), sont hébergées sur des serveurs distants et sont généralement accessibles via une simple connexion internet.
Les fonctionnalités du logiciel de gestion
Qu’il soit hébergé sur le cloud ou en local, le logiciel de gestion va permettre aux entreprises de gérer leurs opérations quotidiennes et de centraliser les informations sur une même plateforme afin qu’elles soient accessibles par tous les utilisateurs. Ces applications, ou ERP (Entreprise Resource Planning), regroupent généralement plusieurs fonctionnalités indispensables au pilotage d’une entreprise, telles que la gestion financière, commerciale, de production, de logistique, de ressources humaines ou encore de relations clients (CRM).
Appliqué au e-commerce, un bon système de gestion interne devra comporter des fonctionnalités spécifiques au business en ligne comme la gestion des stocks, du catalogue produit (PIM), ou l’automatisation de la facturation et des écritures comptables, en plus des éléments de base comme le CRM et la gestion commerciale.
Comment choisir entre cloud et on-premise ?
Chacune des solutions possède des avantages et des inconvénients. Le choix d’opter pour un logiciel SaaS ou une application en local dépendra du projet e-commerce que vous portez et de la taille de votre entreprise.
Parfaits pour les TPE et PME, les logiciels ERP cloud ont des coûts d’installation réduits et fonctionnent généralement par abonnements, ce qui peut être bénéfique pour un business en ligne qui se lance. Accessibles via internet où que vous soyez, ce type de solution est souvent privilégié par les entreprises e-commerce ayant des équipes internationales qui travaillent beaucoup à distance.
À l’inverse, les logiciels on-premise nécessitent le règlement d’une licence logicielle pour leur utilisation. Ils peuvent cependant être personnalisés plus facilement et ne se cantonnent pas aux fonctionnalités offertes par une solution SaaS sur abonnement. Avec un modèle d’ERP on-premise, vous gardez le contrôle total sur vos données qui ne sont pas stockées sur le cloud mais sur vos serveurs. Cette particularité est particulièrement rassurante pour assurer une sécurité et une confidentialité renforcée de vos données. Ce type de solution convient donc mieux aux entreprises de plus grande taille.
Quels avantages peut-il apporter à une entreprise ?
Les logiciels ERP on-premise possèdent de nombreux avantages. Les principaux bénéfices pour les entreprises de e-commerce sont les suivants :
Personnalisation
Un logiciel de gestion on-premise offre une marge de personnalisation et de flexibilité des fonctionnalités bien plus importante que les solutions cloud. Les entreprises peuvent ajuster et configurer les services pour qu’ils répondent précisément à leurs besoins opérationnels et gestionnaires, du suivi des stocks à la gestion de la relation client.
Contrôle des données et sécurité
Héberger un logiciel de gestion en interne donne aux entreprises un contrôle total sur leurs données. Une qualité essentielle pour certaines entreprises e-commerce ayant des besoins de confidentialité accrus face à des informations sensibles. Ce contrôle permet également aux entreprises de personnaliser leurs protocoles de sécurité en fonction de leurs besoins spécifiques.
Intégration avec d’autres systèmes
La personnalisation renforcée qu’offrent les solutions ERP on-premise facilite également l’intégration avec d’autres systèmes et logiciels déjà existants au sein de l’entreprise comme les plateformes e-commerce ou les outils de comptabilité, créant ainsi un écosystème de gestion connecté et harmonieux.
Fiabilité
Avec un logiciel de gestion hébergé localement directement sur leurs infrastructures informatiques, les entreprises peuvent s’attendre à des performances optimales et à une fiabilité accrue non dépendante de la qualité de la connexion Internet pour accéder aux données et aux services essentiels de leur activité.
Maîtrise des coûts
Bien que l’investissement initial dans la licence logicielle puisse être conséquent, les coûts à long terme sont souvent inférieurs à ceux des solutions cloud, en raison de l’absence de frais d’abonnement mensuels et de la possibilité de gérer la maintenance et les mises à jour en interne. Cette solution nécessite en revanche l’intervention d’une équipe IT experte.
Bien installer son logiciel on-premise en 4 étapes
L’intégration d’un logiciel on-premise peut sembler intimidante ; elle demande en effet des connaissances approfondies en informatique. Assurez-vous donc de confier l’installation de votre logiciel ERP on-premise à une équipe informatique compétente. Voici cependant les quatre étapes clés du processus d’installation de votre solution de gestion :
Installer une base de données
La première étape consiste à installer et configurer une base de données fiable et sécurisée. Celle-ci servira de fondement à votre logiciel de gestion, stockant toutes les informations essentielles relatives à votre entreprise. Vous devrez vous assurer de :
- Choisir un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) adapté à vos besoins et au format compatible avec votre logiciel de gestion on-premise.
- Mettre en place des protocoles de sécurité pour protéger les données sensibles.
- Planifier régulièrement des sauvegardes pour prévenir la perte de données.
Mettre en service un serveur web
Une fois la base de données en place, le serveur web doit être configuré. Ce serveur sert à héberger votre logiciel de gestion et permet l’accès aux utilisateurs autorisés. Un choix très important puisqu’il garantira le bon fonctionnement de votre application de gestion.
Il vous faudra donc choisir un serveur web performant et fiable et vous assurer qu’il peut gérer la charge de données et le trafic attendus lors de l’utilisation quotidienne de votre logiciel de gestion. Il faudra également veiller à configurer les paramètres de sécurité, notamment les pare-feu et les certificats SSL, chargés de sécuriser les échanges de données.
À noter que si vous disposez déjà d’un serveur web, il faudra tout de même vous assurer qu’il répond aux critères nécessaires à l’installation de votre nouveau logiciel de gestion en local.
Paramétrer un serveur de fichiers
Le serveur de fichiers est essentiel pour gérer et stocker les documents et autres fichiers associés à votre logiciel de gestion. Il permet le partage de données et de documents de manière sécurisée à travers votre réseau web par tous vos collaborateurs.
Pour paramétrer un serveur de fichiers, vous devrez le configurer en accord avec les spécifications du logiciel on-premise et mettre en place des restrictions d’accès et des permissions en fonction du profil des utilisateurs afin de garantir la sécurité des fichiers. Enfin, il est important de bien organiser et de structurer le stockage des fichiers sur le serveur afin de faciliter la gestion de celui-ci.
Installer des scripts réguliers
Enfin, l’installation de scripts réguliers est essentielle pour automatiser certaines tâches, comme les sauvegardes de données, les mises à jour, ou encore la surveillance des performances. En informatique, un script est un programme chargé d’exécuter une fonction prédéfinie déclenchée par une action spécifique menée par un utilisateur. Ils vous permettent ainsi d’accomplir rapidement des tâches courantes sur votre logiciel de gestion.
Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel de gestion on-premise, veillez à installer des scripts adaptés à votre environnement et aux besoins spécifiques de votre logiciel de gestion. N’oubliez pas de tester régulièrement vos scripts pour vous assurer de leur bon fonctionnement et de mettre en place des alertes pour être informé rapidement en cas de problème.
L’intégration réussie d’un logiciel de gestion on-premise est une étape importante pour les entreprises e-commerce cherchant à optimiser leurs opérations quotidiennes grâce à un système de gestion parfaitement adapté à leur activité. En optant pour une solution on-premise, vous prenez le contrôle total de votre logiciel ERP, ce qui vous permet de l’adapter précisément à vos besoins spécifiques.
Si les étapes du processus d’intégration du logiciel on-premise demandent une attention particulière et une expertise technique bien loin d’être négligeable, les efforts investis ne seront jamais vains. Car avec une solution de gestion adaptée et bien intégrée, les performances de votre business en ligne n’en seront que boostées.
