Start-up, TPE, PME ou grande entreprise, quelle que soit la taille de votre structure, l’efficacité opérationnelle est l’une des clés du succès de votre activité. Et l’un des piliers de cette efficacité réside dans le choix du bon logiciel de gestion commerciale, celui qui s’adaptera parfaitement à vos besoins et aux spécificités de votre entreprise.
Parmi toutes les solutions de gestion commerciale disponibles, trouver le logiciel parfait pour gagner en temps, en ressources et en efficacité peut s’avérer compliqué. Dans cet article, nous vous aidons à y voir plus clair à travers 5 conseils essentiels pour guider votre choix vers la solution de gestion qui répondra à vos attentes et propulsera votre activité vers de nouveaux sommets.
À quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?
Un logiciel de gestion commerciale est bien plus qu’un simple outil d’organisation. Que vous soyez en phase de création de votre entreprise ou en pleine expansion, son utilisation vous fera gagner sur tous les plans ! Mais à quoi sert-il exactement ?
Centralisation des données
La fonctionnalité première du logiciel de pilotage de vos opérations commerciales est la centralisation des informations clés de votre activité. Comptabilité, gestion des stocks ou encore suivi clients, finies les feuilles de calcul dispersées et les bases de données qui ne communiquent pas entre elles : le logiciel de gestion rassemble toutes vos données au même endroit et les rend facilement accessibles à tous les utilisateurs.
Analyse des données
Une fois centralisées et compilées, il devient beaucoup plus aisé pour les entreprises d’analyser leurs données et de créer des reportings pertinents sur lesquels s’appuyer pour l’élaboration de leur stratégie. Les solutions logicielles de gestion commerciales actuelles permettent, grâce à des tableaux de bord intégrés, d’obtenir une vision globale de l’activité commerciale. Elles offrent des analyses précises qui aident à prendre les bonnes décisions et à identifier les opportunités de croissance.
Automatisation des process
Du suivi des prospects au service après-vente, en passant par la facturation, les logiciels de gestion modernes sont capables d’automatiser une multitude de tâches. Réduction des erreurs, optimisation des ressources et gain de temps indéniable, l’automatisation des process permet aux entreprises de se concentrer en priorité sur leur cœur de métier.
Amélioration de la relation client
Tous ces outils d’optimisation des opérations ont également un avantage parfois insoupçonné : l’amélioration de l’expérience client. Dans le e-commerce par exemple, une meilleure gestion des commandes, des stocks et des livraisons permet de renforcer la satisfaction client. Et un client satisfait sera de fait plus susceptible de choisir de nouveau vos services.
Un logiciel de gestion commerciale parfaitement adapté à votre activité peut donc rapidement devenir le pilier central de l’efficacité de votre entreprise. Il offre une structure solide sur laquelle bâtir une stratégie commerciale robuste et adaptée aux réalités de votre marché.
Les différents types de logiciels de gestion commerciale
Le choix d’un logiciel de gestion commerciale dépend de nombreux facteurs tels que la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, les besoins spécifiques, et même la préférence du mode d’hébergement, en ligne ou sur site. Il est donc essentiel de connaître les différentes options disponibles. Voici un aperçu des solutions de gestion les plus courantes :
Logiciels CRM (Customer Relationship Management)
- Spécificités : Centrés sur la gestion de la relation client, ils permettent de suivre et d’analyser chaque interaction avec les clients et prospects.
- Avantages : Amélioration de la relation client, automatisation du marketing, prévision des ventes, suivi des leads.
- Idéal pour : Toutes tailles d’entreprises souhaitant optimiser leur relation client.
Logiciels ERP (Enterprise Resource Planning)
- Spécificités : Solutions logicielles complètes intégrant diverses fonctions comme la comptabilité, les ressources humaines, le suivi client, la chaîne logistique, etc.
- Avantages : Centralisation des données, optimisation des processus métiers, amélioration de la collaboration interne.
- Idéal pour : Moyennes et grandes entreprises cherchant à intégrer tous leurs processus dans une solution unique.
- Exemples d’ERP : Les logiciels EBP, Sage 100 ou Cegid.
Logiciels POS (Point Of Sale)
- Spécificités : Orientés vers la vente au détail, ils gèrent les transactions, l’inventaire, la trésorerie et les rapports de vente.
- Avantages : Gestion efficace des ventes, suivi de l’inventaire en temps réel, rapports financiers.
- Idéal pour : Commerçants, boutiques et entreprises de vente au détail.
Pour chacune de ces solutions de gestion, il existe 2 possibilités d’hébergement. Le logiciel de gestion peut être installé directement sur le parc numérique de votre entreprise, c’est le on-premise, ou bien être accessible via le cloud, c’est le logiciel SaaS :
Logiciels SaaS (Software as a Service)
- Spécificités : Hébergés dans le cloud, ces logiciels sont accessibles depuis n’importe où via une connexion internet et offrent souvent des mises à jour automatiques.
- Avantages : Accessibilité, flexibilité, coûts d’installation réduits.
- Idéal pour : Start-ups, PME et entreprises souhaitant éviter des investissements lourds en infrastructure.
Logiciels On-Premise:
- Spécificités : Installés directement sur les serveurs de l’entreprise, ils nécessitent une maintenance régulière et une équipe IT capable de les piloter.
- Avantages : Contrôle total sur les données, personnalisation et sécurité renforcée.
- Idéal pour : Grandes entreprises avec des besoins spécifiques et disposant d’une équipe IT dédiée.
Les différents types de logiciels de gestion commerciale
Les fonctionnalités du logiciel de gestion varient d’une solution à l’autre. De la fonctionnalité la plus basique au service le plus avancé, ces spécificités doivent vous permettre de déterminer quel logiciel est le plus adapté à votre activité. Les fonctionnalités les plus courantes sont les suivantes :
- Suivi des ventes : Suivez chaque étape du processus de vente, des premiers contacts jusqu’à la conclusion pour optimiser vos chances de conversion et identifier les points d’amélioration dans votre pipeline commercial.
- Gestion des prospects et clients (CRM) : Compilez toutes les interactions avec vos clients et prospects pour obtenir un historique complet et détaillé permettant d’adapter votre stratégie commerciale.
- Gestion comptable : Devis, factures, achats et ventes… gérez facilement les entrées et sorties financières et suivez l’état des paiements pour garder une comptabilité à jour et conforme.
- Gestion des stocks et des commandes : Gardez toujours un œil sur vos stocks en temps réel, gérez vos commandes et anticipez vos besoins en approvisionnement.
- Gestion des tâches : Planifiez vos rendez-vous, suivez vos tâches et assurez-vous de ne rien oublier pour améliorer votre productivité et l’organisation de votre équipe commerciale.
Reporting et analyses : Obtenez des rapports détaillés sur vos ventes, vos clients, vos campagnes marketing et bien d’autres aspects de votre activité pour adapter votre stratégie et rester compétitif.
Le choix de tel ou tel type de logiciel dépend fortement des besoins spécifiques de l’entreprise. Il est donc essentiel d’évaluer vos objectifs, de comprendre les avantages de chaque option et de consulter vos équipes en interne avant de prendre une décision.
Nos 5 conseils pour choisir son logiciel de gestion commerciale
Maintenant que nous avons bien en tête les différents types de logiciels de gestion commerciale, leurs spécificités et fonctionnalités, voici nos conseils pour bien choisir votre futur outil de gestion et faire décoller votre activité :
Conseil #1 : Bien définir ses besoins
L’un des pièges courants lors du choix d’un logiciel est la surcharge fonctionnelle. Chaque outil offre une multitude de fonctionnalités, mais toutes ne seront pas pertinentes pour vous. À l’inverse, il ne faudra pas uniquement identifier les besoins immédiats, mais également anticiper les évolutions futures.
Notre premier conseil est donc de vous poser les bonnes questions : Quelles tâches souhaitez-vous automatiser ? Quelles sont les limitations actuelles de votre système ? Où voyez-vous votre entreprise dans 5 ans ? En dressant ainsi un portrait précis de votre entreprise, ses opérations quotidiennes, ses défis actuels et ses futures aspirations, vous pourrez mieux cerner les fonctionnalités essentielles de votre futur logiciel.
Vous obtiendrez alors un cahier des charges détaillé qui vous évitera de vous laisser séduire par des fonctionnalités inutiles. Pensez également à interroger vos équipes ! Après tout, ce sont elles qui connaissent l’opérationnel de l’entreprise sur le bout des doigts, et ce sont encore elles qui utiliseront au quotidien votre futur logiciel.
Conseil #2 : Choisir entre un logiciel cloud ou on-premise
Nous l’avons vu plus haut, il est possible de choisir un service hébergé sur le cloud ou installé directement sur les ordinateurs de votre réseau. Si les applications SaaS ont gagné en popularité ces dernières années, elles ne sont pas forcément adaptées à toutes les structures. Mais alors, quelle solution choisir ?
Cloud
Les logiciels sur le cloud, avec leur flexibilité et leurs coûts initiaux réduits, sont particulièrement adaptés aux start-ups et PME. Elles n’ont généralement pas à se soucier de l’infrastructure ou de la maintenance, ce qui permet à ces entreprises de se concentrer sur leur croissance. L’accès à distance est également un énorme avantage pour des équipes flexibles, travaillant souvent en full-remote ou en télétravail. Toutefois, de grandes entreprises peuvent également trouver de la valeur dans un logiciel de gestion commerciale SaaS, notamment si elles disposent de plusieurs sites et d’équipes dispersées aux 4 coins du monde.
On-premise
Les solutions on-premise sont souvent privilégiées par les grandes entreprises ou celles opérant dans des secteurs réglementés. Ces entreprises ont habituellement les ressources nécessaires pour gérer et maintenir leurs propres serveurs et apprécieront de garder le contrôle total sur leurs données. La personnalisation des fonctionnalités est souvent plus avancée avec des solutions on-premise, ce qui est bénéfique pour les entreprises aux besoins très spécifiques. Cependant, certaines PME ayant des préoccupations particulières en matière de sécurité peuvent également opter pour cette solution.
Conseil #3 : Réaliser un benchmark des solutions logicielles disponibles
Avec autant de logiciels de gestion commerciale disponibles sur le marché, comment distinguer le bon du moins bon ? La clé tient dans la réalisation d’un benchmark approfondi allant bien au-delà de la simple comparaison des prix :
Étudiez en détail les fonctionnalités (CRM, comptabilité, gestion des stocks…), les futures intégrations possibles, les offres de support client, et demandez des informations relatives à la formation sur l’outil : est-elle offerte ? N’hésitez pas à lire les avis en ligne, et à aller encore plus loin en sollicitant des études ou des témoignages clients. Si le fournisseur en propose, participez à des webinaires de découverte du logiciel ou bien assistez à des salons professionnels qui vous permettront de rencontrer ses représentants directement. Vous devriez ainsi avoir toutes les cartes en main pour faire le meilleur choix.
Conseil #4 : Demander une démonstration ou un essai gratuit
La véritable mise à l’épreuve d’un logiciel de gestion passe par un test d’utilisation en conditions (presque) réelles. Avant de faire votre choix, demandez une démonstration au fournisseur qui vous permettra d’explorer l’interface, d’interagir avec les fonctionnalités et de vous faire une première impression de l’intuitivité de l’outil.
Pour tester, en conditions réelles cette fois, n’hésitez pas à demander un essai gratuit. Testez les outils de gestion sur vos équipements permet d’impliquer vos équipes et d’avoir leurs retours. Cette période d’essai peut également vous permettre d’évaluer la réactivité du support technique. Tous ces éléments vous donneront une idée précise de la manière dont le logiciel s’intégrerait au quotidien dans votre entreprise.
Conseil #5 : Trouver une solution adaptée à la taille de votre entreprise
Aucune entreprise ne se ressemble. Une solution idéale pour une start-up pourrait être insuffisante pour une entreprise du CAC 40. Parce que de nombreux logiciels sont conçus avec un type spécifique d’entreprise en tête, assurez-vous que la solution choisie soit adaptée à la taille de votre entreprise, non seulement en termes de capacité et de fonctionnalités, mais aussi en termes de tarifs.
