Les écritures comptables sont essentielles pour la tenue de vos journaux et la préparation des états et bilans financiers de votre entreprise. Ce sont les ingrédients de base qui permettront d’établir une information financière fiable et claire sur la santé des comptes de votre société.
Les obligations et exigences en termes de comptabilité sont les mêmes pour un commerce classique que pour un site de e-commerce. La gestion des écritures comptables pour une boutique en ligne peut cependant être complexe, car elle doit prendre en compte divers éléments tels que les ventes en ligne, les taxes et le taux de TVA, les frais d’expédition, les retours et les remboursements.
Dans cet article nous verrons comment exporter les écritures comptables d’un site vers un logiciel de comptabilité et pourquoi il est indispensable d’utiliser un logiciel comptable adapté aux besoins spécifiques du commerce électronique.
Pourquoi exporter ses écritures vers un logiciel de comptabilité ?
Qu’elle soit enregistrée dans un journal d’achats ou de ventes, chaque écriture comptable fournit des détails essentiels sur les transactions de l’entreprise. Elle rassemble des informations indispensables telles que la date, le libellé de l’opération, la référence de la facture justifiant l’opération, le montant de l’opération, ainsi que le compte de crédit ou de débit concerné.
L’export de ces informations capitales vers un logiciel comptable n’est aujourd’hui plus une option, mais une nécessité. Centralisation et sécurisation des données, facilité d’analyse et de reporting, conformité légale et fiscale, elle permet non seulement de maintenir une comptabilité précise et à jour, mais aussi de gagner en compétitivité à travers un gain de temps et de ressources.
Les avantages du logiciel de comptabilité pour le e-commerce
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté aux besoins spécifiques de votre boutique en ligne, tel que Sage, peut grandement contribuer à simplifier les processus financiers et fournir des informations clés pour la prise de décisions stratégiques. Les avantages de son utilisation sont nombreux, tant en termes de gestion commerciale que de gain de temps et de ressources.
Automatisation des transactions
Les logiciels de comptabilité sont capables d’automatiser l’enregistrement des transactions de vente, d’achat, de paiements aux fournisseurs, et d’autres opérations financières, réduisant ainsi le risque lié à l’erreur humaine.
Automatisation de la facturation
Ces outils de gestion comptable permettent de créer et d’envoyer des factures automatiquement et de gérer les paiements à partir des informations des commandes, ce qui représente un gain de temps indéniable par rapport à la facturation manuelle.
Gestion de la trésorerie
La visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie entrants et sortants (débit et crédit) aide à gérer efficacement la trésorerie, à planifier les dépenses, et à maintenir une santé financière solide de l’entreprise.
Rapports financiers et conformité fiscale
Les logiciels de comptabilité génèrent des rapports financiers détaillés (bilans, comptes de résultat, etc.). Ils aident également à calculer, à déclarer, et à payer les taxes de vente, la TVA, et autres impôts, pour garantir la conformité aux réglementations fiscales.
Accès à distance
Les solutions de comptabilité, lorsqu’elles sont basées sur le cloud, permettent un accès à distance aux données financières, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises e-commerce qui opèrent souvent de manière décentralisée.
Intégration et synchronisation
Enfin, l’intégration avec d’autres systèmes tels que les plateformes e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento, Prestashop etc.) ou les systèmes de paiement et de gestion de la relation client (CRM), permet une synchronisation des données et une gestion unifiée de votre activité commerciale.
Comment exporter les écritures d’un site e-commerce vers un logiciel comptable ?
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté aux besoins spécifiques de votre boutique en ligne, tel que Sage, peut grandement contribuer à simplifier les processus financiers et fournir des informations clés pour la prise de décisions stratégiques. Les avantages de son utilisation sont nombreux, tant en termes de gestion commerciale que de gain de temps et de ressources.
L’intégration directe
Aujourd’hui, de nombreux logiciels comptables offrent des intégrations directes avec des plateformes e-commerce populaires comme Shopify ou Magento. Cette intégration est configurable directement dans les paramètres du logiciel comptable ou de la plateforme e-commerce et vous permet de gérer les informations comptables que vous souhaitez exporter.
L’utilisation de connecteurs
Si une intégration directe n’est pas disponible, vous pouvez utiliser des connecteurs ou des applications tierces pour gérer la synchronisation de vos écritures comptables. Ces connecteurs e-commerce permettent d’automatiser le transfert de données entre différentes applications, y compris les plateformes e-commerce et les logiciels comptables.
Les APIs
Si les solutions standard ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez envisager de développer une solution sur mesure en utilisant les APIs (interfaces de programmation d’application) fournies par la plateforme e-commerce et le logiciel comptable. Cela peut permettre une synchronisation plus personnalisée et automatisée mais nécessitera l’aide d’un développeur.
L’importation et l’exportation manuelle des écritures
Si les options automatisées ne sont pas possibles, vous pouvez exporter des données de votre site e-commerce sous forme de fichiers CSV ou FEC et les importer manuellement dans votre logiciel comptable. Cependant, cette méthode peut être chronophage et sujette aux erreurs, suivez nos conseils dans la dernière partie de cet article pour réaliser sereinement cette exportation.
Exporter manuellement son journal comptable selon le format
Si vous avez choisi l’export manuel de votre journal comptable, regroupant plusieurs journaux auxiliaires tels que le journal des achats, le journal des ventes ou le journal des opérations, pour ne citer qu’eux, le choix du format d’exportation de vos données est primordial.
Cette décision impacte non seulement la façon dont les écritures sont interprétées et utilisées par le logiciel de comptabilité, mais aussi la conformité avec les réglementations fiscales et comptables en vigueur. Selon les besoins de l’entreprise et les spécificités du logiciel comptable utilisé, différents formats peuvent être choisis. Nous allons nous concentrer sur deux des formats les plus couramment utilisés pour l’export des écritures comptables : le CSV et le FEC.
Les APIs
Le CSV, ou Comma-Separated Values est un format de fichier simple qui stocke les données d’un tableur sous forme de texte brut. Chaque ligne du fichier CSV représente un enregistrement ou une écriture comptable, et chaque champ est séparé par une virgule.
Les avantages du CSV
Le format CSV est universel et simple d’utilisation, c’est pourquoi il est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité. Les fichiers CSV peuvent être modifiés et sauvegardés à l’aide d’outils très populaires comme Microsoft Excel et Google Sheets. Adaptable, il permet aux utilisateurs de choisir les champs à inclure ou non, et l’ordre dans lequel ils apparaissent. De plus, le format de fichier CSV est léger et donc facile à stocker et à partager.
Les étapes de l’export comptable en CSV
Afin de garantir un transfert fluide entre votre système actuel et votre logiciel de comptabilité, il est essentiel de suivre une série d’étapes. De l’exportation des écritures en format CSV à leur importation dans le logiciel comptable, chaque étape requiert une attention particulière pour éviter les erreurs. Voici les étapes qui vous guideront dans ce processus :
- Assurez-vous au préalable que votre logiciel comptable prend bien en charge l’importation de fichiers CSV.
- Sélectionnez les écritures comptables que vous souhaitez exporter et choisissez le CSV comme format d’exportation.
- Vérifiez les données pour vous assurer qu’elles sont correctes et complètes afin d’éviter les erreurs d’importation.
- Finalisez l’export en cliquant sur l’option d’exportation et en enregistrant le fichier CSV à l’emplacement souhaité.
- Lancez votre logiciel de comptabilité et accédez à la section d’importation des données.
- Localisez et sélectionnez le fichier CSV que vous venez d’exporter. Vous devrez peut-être mapper les colonnes du fichier CSV avec les champs correspondants dans le logiciel de comptabilité afin de vous assurer que chaque élément est correctement interprété et placé dans le logiciel.
- Après l’importation, vérifiez les écritures comptables dans le logiciel pour vous assurer qu’elles ont été correctement importées et qu’il n’y a pas d’erreurs ou d’informations manquantes.
- Sauvegardez ensuite vos données dans le logiciel de comptabilité. Il peut également être utile de conserver une copie du fichier CSV pour référence future.
Les exports des écritures en FEC
Le FEC, pour Fichier d’Écritures Comptables est un format standardisé en France, rendu obligatoire par l’administration fiscale pour toutes les entreprises soumises à une vérification de comptabilité. Ce format impose une structure spécifique, incluant un ensemble défini de 18 champs, regroupant les informations essentielles pour chaque écriture (codes, dates, libellés, références, et montants)
De par sa nature normée, exporter et importer des écritures en format FEC nécessite une compréhension et une application rigoureuses de ces normes pour assurer la conformité et l’intégrité des données.
Les avantages du FEC
Le format FEC possède une conformité légale, il répond aux exigences de l’administration fiscale française, ce qui est essentiel pour passer sereinement les audits et contrôles fiscaux. Ce format est également très détaillé, offrant un enregistrement précis de chaque transaction pour un suivi optimal.
Les étapes de l’export comptable en FEC
La manipulation des écritures comptables en format FEC demande un soin particulier en raison des normes strictes qui le régissent. Voici les étapes d’export à suivre :
- Avant l’exportation, vérifiez que toutes les écritures sont conformes aux normes FEC en termes de contenu et de format.
- Dans votre système d’origine, choisissez FEC comme format d’exportation.
- Assurez-vous de suivre les directives et spécifications pour exporter le fichier en respectant la structure et les champs requis par la législation.
- Enregistrez le fichier FEC dans un emplacement sécurisé et accessible pour l’importation.
- Lancez votre logiciel de comptabilité et rendez-vous dans la section d’importation des données.
- Localisez et sélectionnez le fichier FEC exporté. Grâce à sa norme standard, le logiciel de comptabilité reconnaît et accepte automatiquement le format standardisé FEC.
- Après l’importation, vérifiez les écritures dans le logiciel pour vous assurer qu’elles correspondent aux données originales et respectent les normes comptables.
- Une fois toutes ces étapes réalisées, finalisez l’importation et sauvegardez vos données dans le logiciel de comptabilité.
Nous venons de le voir, la gestion des écritures comptables s’impose comme un pilier central pour tout acteur du e-commerce, à l’heure où la numérisation des échanges financiers ne cesse de croître. Arriver à mettre en place une synchronisation comptable parfaite entre son site et son logiciel comptable devient alors un enjeu crucial d’optimisation pour gagner en efficacité, en compétitivité et se prémunir contre les erreurs et les risques fiscaux.
Afin de vous éviter une exportation manuelle fastidieuse de votre écritures comptables, notre solution Atoo Sync Compta est faite pour vous. Pensée pour gérer facilement la comptabilité de votre e-commerce, elle permet de se connecter à votre boutique en ligne afin de lire vos ventes, règlements et avoirs pour les traduire directement en écritures comptables.
