Utilisés par des entreprises de toutes tailles, les systèmes ERP permettent de gérer et de coordonner l’ensemble des processus liés à l’activité de l’entreprise, de la finance à la production en passant par les ressources humaines et la relation client.
Avec l’avènement du cloud computing, de nombreux ERP se sont développés en tant que solutions basées sur le cloud, offrant une plus grande flexibilité et des coûts réduits pour certaines entreprises.
Mais sont-ils réellement adaptés pour toutes les structures ? Et quels sont les avantages de l’ERP Cloud pour les PME ? Cet article lève le voile sur les bénéfices apportés par l’utilisation d’un système de planification des ressources d’entreprise en mode SaaS.
Mais au fait, un ERP c’est quoi ?
Avant de nous lancer dans plus d’explications sur l’ERP Cloud, assurons-nous de bien connaître la définition d’un ERP classique. De l’anglais Entreprise Resource Planning, l’ERP est aussi connu en français sous l’appellation PGI (Progiciel de Gestion Intégré).
L’ERP est un ensemble de logiciels ayant pour objectif de centraliser les informations et la gestion des différents départements d’une entreprise en un seul et même système. Son utilisation commune à tous les collaborateurs d’une entreprise permet de faciliter la prise de décision, d’optimiser les flux d’information, d’éliminer les répétitions de certaines tâches et d’en automatiser d’autres. Voici quelques domaines d’activités opérationnelles couverts par un ERP :
- Gestion financière : Comptabilité générale, analytique, trésorerie, etc.
- Gestion commerciale : Ventes, achats, facturation, gestion des stocks.
- Gestion de la production : Planification, ordonnancement, suivi de production.
- Gestion des ressources humaines : Paie, gestion du temps, formation, recrutement.
- Gestion de projets : Planification, suivi des coûts et des délais.
- Gestion de la chaîne logistique : Optimisation des flux de produits, de l’approvisionnement à la distribution.
- CRM : Gestion des relations avec les clients.
Les ERP peuvent être adaptés à différents secteurs d’activité (e-commerce, industrie, services, santé, etc.) et peuvent varier en taille et en complexité en fonction des besoins et de la taille des entreprises. Certains ERP, tels que Sage 100 sont spécialement conçus pour la gestion commerciale des PME.
Qu’est-ce qu’un ERP Saas ou ERP Cloud ?
Une solution ERP SaaS (pour Software as a Service) est un système de gestion entièrement hébergé sur le cloud et accessible en ligne grâce à une simple connexion internet. Il possède les mêmes fonctionnalités qu’un progiciel on-premise, c’est-à-dire installé directement au sein des infrastructures informatiques de votre entreprise.
Les fonctionnalités d’un ERP Cloud sont les mêmes que celles d’un système on-premise. Il est lui aussi composé d’une suite d’applications qui permettent de centraliser les données de l’entreprise, tout en automatisant et optimisant ses processus opérationnels.
La différence principale tient au fait que, plutôt que d’acheter des licences logicielles et d’installer l’ERP sur leurs propres serveurs (comme c’est le cas pour les modèles traditionnels), les entreprises s’abonnent à un ERP SaaS et accèdent à toutes ses fonctionnalités via le web depuis n’importe quel lieu disposant d’une connexion internet.
Les avantages de l’ERP Cloud pour une PME
Afin d’optimiser leurs opérations, d’améliorer leur efficacité et de réduire leurs frais de gestion, les Petites et Moyennes Entreprises sont constamment à la recherche de nouvelles solutions. L’adoption de technologies avancées est au cœur de ces efforts, et parmi elles, l’ERP Cloud se démarque comme une solution particulièrement adaptée aux besoins des PME.
Ce type d’ERP, hébergé sur des plateformes en ligne et accessible via internet, offre une série d’avantages significatifs capables de transformer les modes de fonctionnement d’une entreprise pour la rendre plus compétitive et faciliter sa croissance :
Déploiement facilité
L’une des principales caractéristiques de l’ERP Cloud est la facilité avec laquelle il peut être déployé. Contrairement aux solutions ERP traditionnelles qui nécessitent une installation conséquente sur les serveurs internes et un processus de configuration complexe, un ERP en mode SaaS est prêt à l’emploi. Pour une PME, cela signifie une mise en œuvre rapide, permettant aux équipes de commencer à utiliser le système en un temps record et de bénéficier immédiatement de ses fonctionnalités.
Coûts réduits
Le modèle d’abonnement pour ce type d’ERP présente un avantage financier significatif pour les PME. Au lieu d’investir massivement dans des licences logicielles, du matériel et une équipe IT dédiée, les PME peuvent répartir ces coûts sous forme de frais d’abonnement échelonnés et donc plus prévisibles. Ainsi libéré, ce budget peut être réinvesti dans d’autres domaines stratégiques de l’entreprise.
Administration simplifiée
L’un des gros avantages de l’ERP Cloud est la prise en charge des tâches d’administration technique par le fournisseur du service. Cela réduit la charge de travail des équipes informatiques en interne et permet aux PME de se concentrer davantage sur l’utilisation de l’ERP pour améliorer leurs opérations, plutôt que sur la gestion du système en lui-même. Avec moins de soucis liés à l’IT, les PME peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier, en déléguant la gestion de l’infrastructure ERP au fournisseur cloud.
Mises à jour automatisées
Garder un système ERP à jour peut être une tâche difficile, en particulier avec les ERP on-premise qui nécessitent souvent des mises à niveau manuelles. Avec un ERP SaaS, les mises à jour sont souvent automatiques, garantissant que l’entreprise bénéficie toujours des dernières fonctionnalités, des correctifs de sécurité et des améliorations sans effort supplémentaire à fournir, ni interruption majeure.
Sécurité améliorée
Beaucoup de fournisseurs d’ERP Cloud investissent massivement dans la sécurité, utilisant des technologies et des protocoles de pointe pour protéger les données. Cela permet aux PME d’accéder à un niveau de sécurité qu’elles auraient peut-être eu du mal à mettre en œuvre par elles-mêmes. La réalisation régulière de sauvegardes et la récupération de données en cas d’incident sont souvent incluses, ce qui minimise aussi le risque de perte de données.
Accessibilité optimisée
Dans un monde de plus en plus connecté où le télétravail se développe, pouvoir accéder à ses données et applications de travail de n’importe où est un atout majeur. Les ERP Cloud sont accessibles via internet, ce qui permet aux employés d’accéder au système depuis le bureau, chez eux ou en déplacement. Entre flexibilité et collaboration, cette accessibilité assure aux équipes de pouvoir toujours accéder aux informations dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.
Maintenance facilitée
L’une des difficultés auxquelles sont confrontées de nombreuses PME avec les solutions ERP traditionnelles est la maintenance et les mises à jour régulières du système. Cela implique souvent des coupures, des coûts supplémentaires et la nécessité de faire appel à des experts en informatique. Avec un logiciel ERP Cloud, cette charge est grandement allégée. La maintenance est souvent prise en charge par le fournisseur, garantissant un système toujours efficace et à jour.
Quelles sont les grandes différences entre un ERP on-premise et sur le cloud ?
Lorsque les entreprises envisagent d’adopter un système ERP, l’une des décisions fondamentales qu’elles doivent prendre concerne le mode de déploiement : on-premise ou sur le cloud ?
Alors si vous êtes une PME et que vous hésitez encore entre ces deux solutions, voici les grandes différences existant entre ces deux systèmes afin de vous aider à faire votre choix :
Modèles de coût
L’ERP on-premise nécessite généralement un investissement initial plus élevé. Cela comprend l’achat de licences logicielles, de matériel, et parfois des frais d’installation et de configuration. En revanche, l’ERP Cloud fonctionne le plus souvent selon un modèle d’abonnement. Au lieu de payer un coût initial élevé, les entreprises paient des frais mensuels ou annuels, ce qui peut faciliter la gestion de trésorerie.
Mises à jour et maintenance
Dans le modèle on-premise, les entreprises sont responsables de la mise à jour et de la maintenance de leur système, nécessitant l’intervention d’une équipe IT dédiée et ayant pour effet d’engendrer des coûts supplémentaires. Avec un service cloud, ces tâches sont prises en charge par le fournisseur, ce qui garantit aux entreprises l’accès aux dernières mises à jour sans avoir à se préoccuper des complexités techniques.
Flexibilité et évolutivité
L’ERP Cloud offre une plus grande flexibilité. Si une entreprise connaît une croissance rapide, elle peut facilement adapter son abonnement et ses services pour répondre à ses nouveaux besoins. Avec une solution on-premise, l’évolution du système peut nécessiter des investissements supplémentaires en ressources matérielles ou humaines.
Accessibilité
L’un des avantages les plus marquants de l’ERP Cloud est la possibilité d’accéder au système où que vous soyez, sous réserve d’avoir un accès à internet. Cela contraste avec les solutions on-premise qui sont généralement limitées à un réseau d’entreprise et nécessitent des configurations VPN complexes pour un accès distant des utilisateurs.
Sécurité
Les préoccupations de sécurité sont primordiales pour tout système ERP et quelle que soit la taille de l’entreprise. Les fournisseurs d’ERP Cloud offrent des mesures de protection que certaines entreprises pourraient trouver coûteuses ou complexes à mettre en œuvre en interne. Cependant, certaines entreprises préfèrent l’aspect de contrôle offert par un ERP on-premise, qui leur permet de gérer directement la sécurité et la confidentialité de leurs données sans passer par un tiers.
Malgré les avantages indéniables que possède la solution SaaS, il reste essentiel pour chaque entreprise d’évaluer soigneusement ses besoins spécifiques, ses préférences en matière de contrôle des données et les exigences réglementaires avant de décider si un ERP Cloud est le bon choix. Certaines entreprises, en fonction de leurs besoins ou préoccupations spécifiques, pourront préférer les modèles traditionnels “on-premise”.
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