Votre activité e-commerce est en pleine croissance, et la gestion devient de plus en plus complexe ? Un ERP cloud peut vous permettre de centraliser toutes les opérations essentielles à votre entreprise, telles que la gestion des stocks, des commandes, de la comptabilité,… et par la suite, synchroniser les données entre cet ERP et la boutique en ligne que vous utilisez, pour gagner en efficacité. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour intégrer un ERP Cloud ainsi qu’une solution pour piloter efficacement votre e-commerce à l’aide d’un ERP cloud.
1.Qu’est-ce qu’un ERP cloud ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel de gestion intégrée qui optimise la gestion commerciale de l’entreprise.
Il existe en 2 version, celle en cloud, (appelée aussi ERP Saas) et celle installée en local sur les serveurs de l’entreprise appelée « on premise ».
Nous étalerons les avantages de la version Cloud cependant, attardons- nous sur quelques bémols des versions On Premise. Outre l’investissement conséquent qu’elles nécessitent, présentent des inconvénients :
- L’absence de mises à jour régulières. Pour profiter de nouvelles fonctionnalités et d’innovations dans leur fonctionnement, il est nécessaire d’acheter et d’installer la nouvelle version. L’avantage des ERP cloud réside ainsi dans la fluidité de leur évolution, sans nécessiter de modifications lourdes sur votre système informatique.
- L’impossibilité de travailler en dehors de l’entreprise. L’ERP cloud rend accessible de tout endroit doté de wifi l’ensemble des fonctions du progiciel.
- Pas d’adaptation facilitée à de nouveaux besoins (plus de stockage, modules supplémentaires…). Il faut alors installer une nouvelle configuration.
- Une sécurité des données moindre : les mises à jour régulières de la version cloud prémunit les utilisateurs contre des failles qui ne sont pas régulièrement comblées en version on précis
Par conséquent, les avantages de la version Cloud se trouvent à l’opposé avec :
- Une accessibilité à distance : L’ERP cloud est accessible partout, tant que vous avez une connexion Internet.
- Des mises à jour automatiques : Pas besoin d’acheter de nouvelles versions, le cloud s’adapte continuellement.
- Une évolutivité facile : Ajout de nouvelles fonctionnalités ou d’espace de stockage sans configuration complexe.
- Une sécurité des données optimisée : Les ERP cloud proposent des mises à jour régulières, limitant les failles de sécurité.
1.Qu’est-ce qu’un ERP cloud ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel de gestion intégrée qui optimise la gestion commerciale de l’entreprise.
Il existe en 2 version, celle en cloud, (appelée aussi ERP Saas) et celle installée en local sur les serveurs de l’entreprise appelée « on premise ».
Nous étalerons les avantages de la version Cloud cependant, attardons- nous sur quelques bémols des versions On Premise. Outre l’investissement conséquent qu’elles nécessitent, présentent des inconvénients :
- L’absence de mises à jour régulières. Pour profiter de nouvelles fonctionnalités et d’innovations dans leur fonctionnement, il est nécessaire d’acheter et d’installer la nouvelle version. L’avantage des ERP cloud réside ainsi dans la fluidité de leur évolution, sans nécessiter de modifications lourdes sur votre système informatique.
- L’impossibilité de travailler en dehors de l’entreprise. L’ERP cloud rend accessible de tout endroit doté de wifi l’ensemble des fonctions du progiciel.
- Pas d’adaptation facilitée à de nouveaux besoins (plus de stockage, modules supplémentaires…). Il faut alors installer une nouvelle configuration.
- Une sécurité des données moindre : les mises à jour régulières de la version cloud prémunit les utilisateurs contre des failles qui ne sont pas régulièrement comblées en version on précis
Par conséquent, les avantages de la version Cloud se trouvent à l’opposé avec :
- Une accessibilité à distance : L’ERP cloud est accessible partout, tant que vous avez une connexion Internet.
- Des mises à jour automatiques : Pas besoin d’acheter de nouvelles versions, le cloud s’adapte continuellement.
- Une évolutivité facile : Ajout de nouvelles fonctionnalités ou d’espace de stockage sans configuration complexe.
- Une sécurité des données optimisée : Les ERP cloud proposent des mises à jour régulières, limitant les failles de sécurité.
2.Comment intégrer facilement un ERP Cloud dans son entreprise ?
Pour commencer, l’idéal est de choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise et d’évaluer si l’ERP devra s’intégrer avec d’autres systèmes existants (CRM, PIM, eCommerce…) afin de bien définir son cahier des charges de départ.
2.1.Evaluez vos besoins spécifiques
Avant de passer à l’acte et de trouver le meilleur ERP cloud pour votre business, commencez par faire un audit de vos besoins et de votre fonctionnement. Cela vous permettra de mieux comprendre comment vos services fonctionnent et interagissent entre eux, quels sont tous les processus et interactions mis en œuvre et d’identifier les domaines nécessitant d’éventuelles améliorations. Par exemple, si la gestion des stocks ou des commandes est lente ou génère beaucoup d’erreurs, un ERP cloud va offrir une solution efficace pour optimiser ces aspects.
En prenant le temps d’analyser vos processus, vous pourrez identifier les fonctionnalités indispensables que votre futur ERP cloud doit posséder. Dressez une liste précise de vos besoins, sans oublier de prévoir les fonctionnalités potentiellement à venir.
2.2.Planifiez la mise en œuvre et le déploiement
La planification et la préparation sont essentielles pour bien anticiper les interruptions qui surviendront dans vos process au moment de l’intégration du logiciel.
Pour garantir une transition en douceur, définissez avec vos équipes ainsi qu’avec le prestataire (intégrateur informatique) que vous aurez choisi, un calendrier réaliste. Précisez pour chaque étape les personnes concernées dans votre entreprise, ainsi que les ressources allouées.
L’intégration avec les systèmes existants doit être soigneusement planifiée pour éviter les problèmes de compatibilité et assurer une transition fluide. Dans le cas où vous exercez des opérations commerciale via une boutique en ligne (eshop ou eCommerce), il existe des connecteurs eCommerce pour la gestion commerciale qui permettent de synchroniser les flux de données entre ERP et CMS. Cette synchronisation des données vous fera gagner du temps en recentralisant la gestion eCommerce depuis l’ERP Cloud et vous fera gagner en productivité.
En parallèle, il est indispensable de former vos équipes car, une fois l’ERP cloud intégré et fonctionnel avec votre environnement, les employés devront savoir l’utiliser sans attendre.
Souvent, c’est le fournisseur d’ERP cloud lui-même qui propose des programmes de formation adaptés à vos besoins.
Enfin, à partir de sa mise en œuvre, une période de surveillance est nécessaire : chaque collaborateur rencontrant des difficultés, se trouvant dans l’incapacité de réaliser une opération ou estimant que le système pourrait aller plus loin, doit remonter ses remarques et demandes d’améliorations ou de corrections. Cette phase d’ajustement, que l’implantation de tout système informatique connaît, permet de maximiser les avantages de votre solution ERP cloud pour améliorer la gestion interne ou e-commerce et augmenter la productivité.
2.3 Valider les conditions de sécurité et conformité
La sécurité des données que vous soyez dans l’e-commerce ou non, est un enjeu capital pour votre entreprise comme pour toutes celles de ce secteur. Les ERP cloud présentent des solutions de sécurité très avancées telles que le cryptage des données, l’authentification à deux facteurs, et des audits de sécurité réguliers. Il est fondamental, avant de basculer de votre système antérieur à l’ERP cloud, de vous assurer avec le prestataire qu’aucune fuite de données n’est possible. Des tests de cybersécurité seront effectués.
En plus de la sécurité, vérifiez que la conformité aux normes et règlements des zones géographiques sur lesquelles s’étend votre activité est bien assurée. Toutes les mesures rendues obligatoires par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) doivent être vérifiées. Les ERP cloud y répondent, mais il peut toujours exister au niveau des connexions et des procédures, un oubli fâcheux.
3.Un suivi et une optimisation en continu
La mise en place d’un ERP cloud ne s’arrête pas à son implémentation. Le feedback régulier des utilisateurs est essentiel pour identifier les domaines qui peuvent nécessiter des ajustements en fonction de l’évolution de vos activités. En écoutant les retours des employés, vous pouvez adapter les processus pour qu’ils soient plus efficaces et mieux alignés sur les besoins de votre entreprise.
Utiliser des KPIs (indicateurs clés de performance) comme le suivi des ventes en temps réel, la gestion des stocks en ligne, et la performance des ventes e-commerce pour mesurer la performance.
Les ERP cloud offrent souvent des modules avancés tels que l’analytique et l’intelligence artificielle (IA), qui peuvent fournir des insights précieux sur les tendances de vente et les comportements des clients. N’hésitez pas, lorsque vous sentez que votre système pourrait être plus agile et traiter mieux et plus efficacement de nouvelles tâches : votre prestataire vous proposera de nouveaux modules qui viendront compléter et enrichir la solution.